5 consigli per fare meno riunioni o almeno renderle più produttive


riunione noiosaIl dottore è in riunione, può richiamare? oppure …scusami, sono in riunione, possiamo sentirci più tardi? Le varianti sono tante, ma il succo è sempre quello e gira attorno a una parola: riunione. Una parola magica che si utilizza che si stia decidendo delle sorti dell’azienda, o che si stia facendo quattro chiacchiere -utili per carità per il clima aziendale- per raccontarsi l’ultimo weekend! Una soluzione che consente di filtrare un rompiscatole o di rimandare una risposta dovuta a qualcuno (chi non lo ha mai fatto scagli la prima pietra). Ma cosa sono le riunioni e, soprattutto, perché la vita dei manager è sempre più caratterizzata da questa attività che assorbe tempo ed energie, è costosa e, a pensarci bene, temo che a volte produca più danni che benefici?

Non che io sia contrario per principio alle riunioni, ma le loro finalità ed il modo con cui sono condotte a volte mi lasciano qualche dubbio. Ognuno è libero di organizzare riunioni. La libertà di farlo, purché in modo pacifico e senza armi (sic!), è garantita dall’articolo 17 della Costituzione e, giustamente, i manager fanno tante riunioni al punto che in alcuni casi è diventata una sorta di patologia. Non a caso alcune aziende hanno deciso di darsi un sistema di regole per disciplinarle: come fare per garantire chiarezza negli scopi ed evitare che si discuta di tutto; quando e con quale frequenza farle; come organizzarle; quale durata devono avere; chi deve partecipare e così via.

Ho visto nelle aziende riunioni che servono per aggiornare i partecipanti su specifici temi, per confrontare diverse opinioni, altre ancora per decidere, ed ancora altre per fare tutto questo assieme. Ed è qui in particolare che casca l’asino. La ricerca della condivisione delle responsabilità, il decidere tutti assieme, insomma il consociativismo, o ancora l’utilizzo delle riunioni per creare consenso non fanno parte delle modalità più idonee per gestire un’azienda.

La distanza tra una riunione utile ed una inutile, in alcuni casi addirittura nociva, è sottile e passa essenzialmente attraverso due aspetti: il rispetto dei ruoli e delle responsabilità e la capacità di chi ha ruolo e responsabilità di coprire adeguatamente la propria funzione. Questo vale sia per chi deve decidere che per chi deve eseguire.
Separare la decisione dalla realizzazione in termini di funzioni e di responsabilità è essenziale. Quante volte il fatto che le idee di qualcuno non siano state prese, a suo dire, in giusta considerazione, porta questi ad una esecuzione inadeguata? Quante volte la cattiva esecuzione porta a mettere in discussione le scelte sostenendo che non sono realizzabili? Quante volte si attribuisce la responsabilità dell’insuccesso alla realizzazione e non alle decisioni?

Chi studia il prodotto sostiene che questo non ha il successo atteso perché i venditori non fanno quello che sarebbe da fare. I venditori, da parte loro, vogliono spiegare a chi produce come farlo e quale prodotto è indispensabile sul mercato (magari suggestionati da prodotti che già esistono e che sono stati messi a punto anni prima) e così via in una situazione in cui le funzioni aziendali invece di impegnarsi nel proprio ambito, spiegano agli altri come fare il loro lavoro.

Per me, che troppe volte avevo vissuto con malcelata irritazione convention aziendali e riunioni basate proprio su questo tipico copione, fu illuminante nel 1994 un incontro con Julio Velasco, che ha portato la pallavolo italiana ai vertici mondiali con un palmares invidiabile. Il tema era la cultura degli alibi e gli effetti sulle aziende e dopo il mio intervento l’allenatore raccontò di come l’aveva affrontata e sconfitta grazie ad una semplice decisione: gli schiacciatori non parlano dell’alzata, la risolvono.
Gli imprenditori in aula erano allibiti: ma allora questo gran parlare della gestione del clima, la ricerca del consenso, il fatto di far sentire tutti importanti e capaci di contribuire. Tutto il buonismo diffuso ed il politically correct (spesso i veri alibi) spazzati via in un attimo, sorridendo. È questione di carisma, semplice no?

Un vero leader sa quanto è importante l’esecuzione della strategia, vede il continuum che de-ve esistere tra decisioni e realizzazione. Questa è una disciplina in cui tutti dovremmo esercitarci.
Spesso mi è capitato di osservare che quando in un’azienda vi è confusione dei ruoli si organizzano tante riunioni. Non è solo un problema di mancanza di disposizioni chiare (che pure costituisce spesso un aspetto), ma è un sintomo di mancanza di leadership. È evidente infatti che tra impartire disposizioni, in alcuni casi comandare (non c’è nulla di male in questa parola ormai desueta) ed esercitare la propria leadership vi è una enorme differenza.

Come fare allora a ridurre il numero di riunioni e renderle produttive?
Ecco di seguito qualche suggerimento che deriva dalla mia esperienza professionale e, spesso, è risultato utile alle aziende. Chiarisco subito che, per quanto utili, non vi proporrò le solite regolette che si possono trovare anche su internet come: curare il luogo dell’incontro, stabilire dove ognuno debba sedere, invitare per tempo i partecipanti, riassumere periodicamente, inviare entro due giorni il verbale e così via. Mi concentrerò, piuttosto su quelli che considero i veri aspetti determinanti.

  1. Le riunioni possono avere diversi obiettivi: comunicare ai partecipanti decisioni già prese, fare il punto sull’avanzamento dei lavori, assegnare compiti operativi (briefing), trasferire informazioni, eccetera. Non sono né consigli d’amministrazione, né assemblee di condominio. Quindi non possono essere scorciatoie per decidere, né sono utili se si tenta di coinvolgere gli altri nella responsabilità delle decisioni. Diffido fortemente di formule quali …per discutere di… . Prima di convocare la riunione definite chiaramente l’obiettivo.
  2. Si invita a partecipare chi è realmente utile rispetto all’obiettivo. Preoccuparsi di cosa può pensare qualcuno se non lo si invita, o, in generale, allargare troppo il gruppo è sbagliato. Non è nemmeno detto che tutti partecipino a tutta la riunione.
  3. Ogni volta che si assegnano compiti operativi conviene sempre tenere a mente una semplice regoletta: chi deve fare, che cosa, come, entro quando, a chi riferisce. Poi si controlla.
  4. Se avete convocato una riunione è per raggiungere un obiettivo. Gestite i partecipanti e gli interventi in modo tale da raggiungerlo.
  5. Chiarezza e sintesi sono fondamentali.

Ovviamente il primo consiglio dovrebbe essere: chiediti se questa riunione serve davvero!

Antonio Catalani

(post pubblicato il 14.11.2013 su http://ideas.sdabocconi.it/strategy/)

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Il seguito di ” Aziende che cercano dipendenti….


cercare-lavoroQuando ho postato “aziende che cercano dipendenti e non li trovano” non mi aspettavo di ricevere tanti CV: non era questo il mio obiettivo. Volevo mettere in evidenza un aspetto che merita qualche riflessione. Tutti sappiamo che nel mercato del lavoro vi è grande difficoltà ad allineare l’offerta con la domanda. Alcuni titoli di studio (quelli scientifici purtroppo) semplicemente non hanno successo. Non so più quante volte ho sentito dire che qualcuno non è portato per la matematica. Si sa: siamo un popolo di poeti-santi-e-navigatori (ma i navigatori, se non vogliono fare la fine di qualche capitano dei tempi nostri la matematica la devono sapere).

Quello che mi ha fatto riflettere è che settori che hanno qualche possibilità in più di assumere come quello della meccanica non riescono a trovare figure professionali in ambiti come la comunicazione ed il marketing, anche se, ogni anno, migliaia di giovani si laureano in queste discipline.

Da una parte quando insegniamo comunicazione, marketing, vendite e simili, i casi di studio, gli esempi e la stessa trattazione teorica sono fagocitati da un approccio che parla di grandi campagne pubblicitarie (comunicazione in Italia è uguale a pubblicità, ma nessuno più dice che lavora in pubblicità), di comunicati stampa alle riviste patinate, di internet pro consumer. Dei mercati industriali, del B2B non se ne parla nemmeno. Eppure questi sono molto importanti nella nostra realtà manifatturiera, sono le vere eccellenze mondiali e questi settori hanno bisogno di comunicare meglio i loro contenuti, anche tecnici, per continuare a competere con successo.

D’altra parte nella vita quotidiana, e di conseguenza nel percorso di studi, negli orientamenti personali e nella ricerca di lavoro si sono costruiti dei miti: la grande azienda come biglietto da visita migliore per entrare nel mondo del lavoro, i settori fighi (moda in primis, poi design, lusso). Ma che sei se non adoooori Jimmy Choo! Se non hai almeno una Prada, con il sogno di una Hermes nel cassetto. Non si parla di altro, tutti a scrivere di fashion (moda è troppo volgare), si inventano mestieri improbabili, insomma si è creata una patinata arrogante superficiale sub cultura. Ma lavorare nella moda, nel design, nel lusso non vuol dire atteggiarsi: è dura, ma davvero. Anche in questi settori le competenze, in particolare la capacità di capire il prodotto, sono fondamentali. Non basta essere fashion victim! Anzi…quelli fanno solo danni.

Un ultimo punto.. So bene che il momento è difficilissimo per i giovani (e non solo). Capisco che siete costretti a mandare sistematicamente CV, sperando che vada. So bene che non vi sono prospettive credibili ed ognuno, per non fare il bamboccione, vuole diventare indipendente e realizzarsi anche professionalmente, ma oggi si compete sull’eccellenza.

Per essere eccellenti non basta un’ottima preparazione dal punto di vista delle discipline aziendali (marketing, comunicazione, vendite, RP). Ogni settore poi declina queste a seconda del suo specifico ed anche lì bisogna lavorare. Se qualcosa vi interessa davvero, se un settore vi sembra che offra opportunità studiatelo, imparate, parlatene con chi lo conosce perché ci lavora, osservate le aziende, confrontatele con quelle delle altre nazioni, insomma investite seriamente il vostro tempo.

Non è detto che basti, lo so bene, ma solo così forse potrete diventare eccellenti ed unici per qualche azienda.

Antonio

 

Aziende che cercano dipendenti e non li trovano.


-cerco-lavoro-offro-lavoro-centro-impiego-sienaLa ricerca del lavoro da parte dei neolaureati è davvero difficile in questo periodo. La crisi morde, il costo del lavoro e le rigidità del nostro sistema non invogliano certo, ma certamente ci sono anche errori dei giovani laureati.

È ormai chiaro a tutti che le uniche aziende che riescono a tenere il passo o a crescere sono quelle che esportano molto. In Italia, in particolare, ci sono alcuni settori che rappresentano davvero l’eccellenza, tutto il mondo ci riconosce alcune capacità e queste aziende più delle altre contribuiscono positivamente alla nostra bilancia dei pagamenti (in pratica vendiamo di più di quello che acquistiamo). Tutti stanno pensando al cosiddetto “made in Italy”: moda, vino, arredamento, ma dove noi siamo davvero eccellenti è la meccanica strumentale. Tanto per darvi un’idea queste aziende hanno esportato nel 2011 ben 68,5 miliardi di euro con un attivo record di 44,4 miliardi (circa il doppio di quello relativo a tutti i settori che appartengono ai beni di consumo per la persona e per la casa). Queste aziende dovrebbero essere nel mirino dei giovani, perché più di altre, possono offrire un impiego, ma non è così. Certo gli ingegneri mandano i loro curricula a queste aziende, ma le altre figure professionali?

Ieri ho incontrato per lavoro due aziende con fatturato analogo (circa 50 milioni) di due settori diversi con due situazioni diverse: una che opera nel settore della meccanica cerca personale laureato e non lo trova, l’altra dell’arredamento è alla terza ristrutturazione e riceve un paio di CV alla settimana. È una situazione paradossale, sulla quale vale la pena di riflettere.

La prima esporta oltre il 90% della produzione ed ha filiali in Germania, Stati Uniti, Cina e Brasile; cerca persone da inserire nella comunicazione e nel marketing poiché si rende conto che i suoi concorrenti comunicano meglio e per competere deve adeguarsi.

La seconda vende circa il 90% in Italia, fa un ottimo prodotto, ha prezzi decisamente competitivi, un’eccellente struttura commerciale, ma ha perso circa il 20% del suo fatturato in cinque anni.

La prima ha fatto inserzioni, ha utilizzato il passaparola, ma si sono presentati solo laureati in discipline scientifiche, anche ottimi profili, ma bisogna formarli alla comunicazione (mi toccherà fargli da tutor). Perché?

Ho chiesto ad alcuni studenti prossimi alla laurea per uno stage (pagato!), le risposte: non mi interessa il settore; non sono preparato alla comunicazione B2B, non l’abbiamo studiata; è un lavoro noioso; non saprei da dove cominciare; non conosco l’azienda.

Ma se ci fosse un corso all’università per il marketing e la comunicazione di questi settori lo frequenteresti? Dubito. E tutti a studiare lusso, moda, design; e tutti a sognare biglietti da visita con roboanti brand. Ma forse un po’ di lavoro, credetemi, un lavoro professionalmente stimolante, bello, con prospettive professionali interessanti c’è, ma in altri settori.

Antonio